Dana Kas Kecil
DANA KAS KECIL
1. Pengertian dana kas kecil
Dana kas kecil adalah uang kas atau ung tunai yng di sediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonamis bila dibayar dengan cek. Misalnya: pembelian materai, perangko, rekening
telepon, listrik, air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya
kebersihan.
Dana kas kecil diserahkan
kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggungjawab penuh
atas pengeluaran dan penggunaan dan kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga
kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari bentuk penyelewengan.
Pengisian dan kas kecil dapat sudah menipis, atau dapat pula dilakukan secara
periodik.
2. Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana
kas kecil
Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil, peralatan yg
dibutuhkan antara lain:
·
Formulir
permintaan pengisian kembali dana kas kecil
·
Formulir
permintaan pengeluaran kas kecil
·
Jurnal
pengeluaran kas
·
Buku
jurnal kas kecil
·
Buku
laporan penggunaan dana kas kecil
·
Bukti
pengeluraan kas kecil
·
Alat
tulis dan hitung
3. Prosedur pengelolaan dana kas kecil
Pengelolaaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti
transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur
pengelolaan kas kecil antara lain sebagai berikut:
a) Pembentukan dana kas kecil
Dana kas
kecil dibentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.
Dalam perusahaan ynag memiliki standar prosedur operasional, semua jenis
pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi (bagian) yg
terlibat dalam prosedur pembentukan dana
kas kecil adalah bagian utang, bagian
kasir, bagian jurnal dan bagian laporan, serta pemegang dana kas kecil.
Tugas masing – masing bagian adalah sebagai berikut.
1. Bagian utang
a) Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil kepada bagian keuangan.
b) Membuat bukti pengeluaran kas minimal dalam
rangkap 3. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasir dengan dilampiri surat
keputusan pembentukan dana kas kecil . lembar 2 diserahkan kepada bagian buku
pembantu yg terkait, misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk
diarsipkan
c) Mencatat bukti pengeluaraan kas dalam daftar
bukti kas keluar yg belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu utang).
d) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah
di cap lunas dari bagian kasir, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas
kecil.
e) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai
data bukti pengeluaran kas yg telah di cap lunas dalam daftar bukti kas keluar
pada kolom yg disediakan.
f) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yg
telah di cap lunas kepada bagian jurnal dan laporan.
2. Bagian kasir
a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan
lembar 3 dengan dilampiri surat keputasan pembentukan dana kas kecil dari
bagian utang.
b) Menyediakan cek sejumlah yg tercantum dalam bukti
pengeluaran kas untuk di tandatangani oleh pejabat perusahaan yg berwenang
mengeluaran kas.
c) Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti
pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
d) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan lembar 3 yg telah di cap lunas:
·
Lembar
1, diserahkan kepada bagian utang dengan dilampiri surat bukti pembentukan dana
kas kecil;
·
Lembar
3 bersama dengan cek yg bersangkutan, di serahkan kepada pemegang dana kas
kecil.
3. Bagian jurnal dan laporan
a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah
di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagiaan utang.
b) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal
pengeluaran kas ( cek register )
c) Mengarsipkan bukti pengelluaran kas bersama surat
keputasan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher)
yg sudah dibayar.
4. Pemegang dana kas kecil
a) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3
dari bagian kasir .
b) Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas
kecil.
c) Mengarsipkan bukti kas pengekuaran kas
berdasarkan urutan tanggal.
b) Pengeluaran dana kas kecil
Formulir yg digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas
formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas
kecil. Pihak yg terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil
adlaah pengguna (pemakai) dana
kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah
sebagai berikut:
1) Pemakai dama kas kecil
a) Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran
dana kas kecil sebnayak duan lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada
pemegang dana kas kecil.
b) Menrima uang tunai dan surat permintaan
pengeluaraan dana kas kecil lembar pertama dari pemegang dana kas kecil.
c) Mengumpulkan bukti bukti penggunaan dana kas
kecil untuk di jadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
d) Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarakan
data bukti pendukung.
e) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil,
bukti-bkti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar
pertama kepada pemegang dana kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil lembar kedua.
f) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas
kecil lembar kedua yg telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk
diarsipkan.
2) Pemgengna dana kas kecil
a) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas
kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yg memerlukan dana (pemakai ).
b) Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
c) Menerima bukti pnegeluaran kas kecil, bukti
pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
d) Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas
kecil lembar 2 yg telah di cap lunas kepada pemakai dan kas kecil.
e) Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil,
bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1.
Dokumen-dokumen tersebut kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan
pengisian kembali dana kas kecil.
c) Pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dan kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil
dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian bagian pemakai dana
kas kecil. Formulir dan dokumen yg diperlukan dalam pengisian kembali dna kas
kecil terdiri atas formulir permitaan pengisian kembali dana kas kecil,
formulir bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluarn kas kecil beserta dokumen
pendukungnya. Pihak pihak yg terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil
adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal
dna laporan. Berikut kegitan masing
masing pihak:
1) Pemegang dana kas kecil
a) Mengisi formulir permintaan pengisian kembali
dana kas kecil sebanyak 2 lembar.
b) Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali
dana kas kecil yg telah diisi kepada bagian utang, dengan dilampiri bukti
pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung atas dana yg telah digunakan.
c) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3
dari bagian kasir; menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas
kecil; serta mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut tanggal.
2) Bagian utang
a) Menerima formulir permintaan pengisian kembali
dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar, yg dilampiri
bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya.
b) Membuat bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.
c) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti
pengeluaran kas.
d) Mendisribusikan bukti pengeluaran kas :
Lembar 1 dan 3 diserahakan kepad bagian kasir dilampiri dengan surat
permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.
Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampiri formulir
permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 1 utnuk di catat dalam kartu yg
bersangkutan.
e) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yg telah
di cap lunas dari bagian lasir, dilampiri formulir permintaan pengisian kembali
dana kaskecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya.
f) Mencatat bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir
permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen
pendukungnya kepada bagian buku jurnal.
g) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai
dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.
3) Bagian kasir
a) Meneriman bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari
bagian utang dilampiri dengan formulir permintaan pengisian kembakli kad kecil
lembar 2 dan dokumen pendukungnya.
b) Menyediakan cek sebesar jumlah yg tertulis dalam
bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani pejebat perusahaan yg berwenang.
c) Menyerahkan dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yg
telah di cap lunas kepada pemgang dana kas kecil.
d) Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yg
telah di cap lunas dan formulir permintaan/pengisian kembali kas kecil lembar 2
beserta dokumen pendukungnya kepada bagian utang.
4) Bagian jurnal dan laporan
a) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, formulir
permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen
pendukungnya kepda bagian jurnal dan laporan.
b) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal
pengeluaran kas atau cek register.
