Materi Akuntansi : MENGELOLA BUKTI TRANSAKSI

MENGELOLA BUKTI TRANSAKSI KEUANGAN

MENGELOLA ANALISIS BUKTI TRANSAKSI

1.    Pengertian Bukti Transaksi 

Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti  faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen. Untuk perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pemeriksaan  baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap penerimaan  perlu dibuatkan  “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun judul nya bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah menjadi informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.

2. Peralatan dan perlengkapan  yang dibutuhkani

Peralatan yang digunakan untuk pembuatan bukti transaksi adalah komputer. Perlengkapan yang diperlukan untuk membuat bukti transaksi adalah alat tulis seperti pena, penggaris dan alat tulis lainnya.

3. Bukti transaksi keuangan

Transaksi keuangan adalah segala kejadian atau peristiwa yang mempengaruhi struktur posisi keuangan perusahaan (harta, utang dan modal) yang dapat dinilai dengan uang.Perusahaan akan melakukan pencatatan jika suatu transaksi benar-benar terjadi dan sah. Transaksi yang sah adalah yang didukung dengan adanya bukti transaksi yang sah pula.

4. Pengelompokan Bukti Transaksi

Dalam praktik, transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan pada periode tertentu terdiri dari bermacam-macam transaksi. Setiap jenis transaksi terjadi berulang-ulang, sehingga tidak praktis jika semua transaksi dicatat dalam bentuk perubahan-perubahan pada persamaan dasar akuntansi. Untuk memudahkan dalam pembuatan ikhtisar transaksi yang terjadi dalam suatu periode dan penyusunan laporan keuangan, transaksi-transaksi yang sejenis atau yang mengakibatkan perubahan pada pos yang sama, dikelompokkan dan dicatat dalam suatu daftar khusus yang disebut akun (account), disebut pula perkiraan atau rekening.

ANALISIS BUKTI TRANSAKSI 

Sasaran akuntansi adalah transaksi keuangan. Setiap transaksi keuangan harus didukung dengan bukti transaksi sehingga tidak ada pencatatan akuntansi tanpa bukti transaksi. Bukti suatu transaksi dicatat apabila transaksi yang bersangkutan sudah memenuhi keabsahan formal maupun materil. Keabsahan suatu transaksi dapat diidentifikasi (ditentukan) berdasarkan analisis bukti transaksi

Bukti transaksi suatu perusahaan secara garis besar dibedakan antara bukti intern dan bukti ekstern.

a. Bukti intern
Adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy). Sementara lembar satu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait.

b. Bukti ekstern
Adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan

Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan pihak mana yang mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan;
2. Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda tangan pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan;     .
3. Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku (jika transaksi terkait dengan metode dan peraturan perpajakan).
   Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil menjadi sumber pencatatan akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah dicatat dijadikan sebagai dokumen pencatatan.

Sasaran akuntansi adalah transaksi keuangan. Setiap transaksi keuangan harus didukung dengan bukti transaksi sehingga tidak ada pencatatan akuntansi tanpa bukti transaksi. Bukti suatu transaksi dicatat apabila transaksi yang bersangkutan sudah memenuhi keabsahan formal maupun materil. Keabsahan suatu transaksi dapat diidentifikasi (ditentukan) berdasarkan analisis bukti transaksi Bukti transaksi suatu perusahaan secara garis besar dibedakan antara bukti intern dan bukti ekstern. a. Bukti intern Adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy). Sementara lembar satu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait. b. Bukti ekstern Adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan sebagai berikut : Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi, artinya menentukan pihak mana yang mengeluarkan (intern atau ekstern) serta meneliti kebenaran identitas fisik bukti transaksi yang bersangkutan; Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu dengan meneliti tanda tangan pihak-pihak yang terkait dengan terjadinya transaksi yang bersangkutan;     . Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang yaitu dengan meneliti penghitungan yang dilakukan dan kebenaran penerapan metode yang digunakan serta peraturan perpajakan yang berlaku (jika transaksi terkait dengan metode dan peraturan perpajakan). Bukti transaksi yang telah dinyatakan absah baik secara formal maupun materil menjadi sumber pencatatan akuntansi. Sementara bukti transaksi yang telah dicatat dijadikan sebagai dokumen pencatatan.  BUKTI TRANSAKSI  Bukti Transaksi meliputi : 1. Kuitansi 2. Cek 3. Bilyet Giro 4. Faktur 5. Nota Kontan 6. Nota Kredit/Debet

PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI 

Semua bukti transaksi, setelah dicatat harus disimpan dengan baik. Terdapat kemungkinan bahwa bukti-bukti tersebut diperlukan di masa mendatang, misalnya untuk pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak perpajakan. Peraturan perpajakan di Indonesia mengharuskan agar bukti-bukti pembukuan disimpan selama 10 tahun. Penyimpanan bukti transaksi harus dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari kembali. Penyimpanan menurut nomor urut atau tanggal sering digunakan. Bukti transaksi perlu disimpan dalam tempat yang kuat dan aman sehingga tidak mudah rusak dan disalahgunakan.

MEKANISME DEBET-KREDIT 

a. Sifat Akun Necara

Sifat akun-akun neraca (real account) erat hubungannya dengan posisi akun yang bersangkutan dalam neraca, artinya di sisi mana suatu: akun disajikan dalam neraca apakah di sisi debet atau di sisi kredit. Posisi akun-akun aktiva dalam neraca berada di sisi debet. Oleh karena itu penambahan terhadap aktiva harus dicatat di sisi debet. Dan sebaliknya, pengurangan terhadap aktiva harus dicata't di sisi kredit. Misalnya penambahan terhadap aktiva kas harus dicatat di sisi debet akun kas.Pengurangan terhadap aktiva kas tentu dicatat di sisi kredit akun kas.Sebagai ilustrasi, transaksi pembelian tunai perlengkapan kantor seharga Rp 500.000,00. Pengaruh transaksi tersebut mengakibatkan penambahan terhadap aktiva (perlengkapan kantor) dan pengurangan terhadap aktiva kas, masing-masing sebesar Rp 500.000,00. Oleh karena itu transaksi tersebut dicatat di sisi debet akun perlengkapan kantor dan di sisi kredit akun kas. 

Catatan dalam buku besar tampak sebagai berikut :

Posisi akun-akun kewajiban dan modal dalam neraca berada di sisi kredit sehingga penambahan terhadap kewajiban atau penambahan terhadap ekuitas harus dicatat di sisi kredit. Sebaliknya pengurangan terhadap kewajiban atau terhadap ekuitas harus dicatat di sisi debet. Misalnya transaksi pembelian peralatan kantor dengan pembayaran kredit seharga Rp 10.000.000,00. Transaksi tersebut mengakibatkan penambahan aktiva (peralatan kantor) dan penambahan kewajiban (hutang usaha) masing-masing sebesar Rp 10.000.000,00, oleh karena itu harus dicatat di sisi debet akun peralatan kantor dan di sisi kredit akun hutang usaha. 

Catatan dalam buku besar akan tampak sebagai berikut :

Misalkan perusahaan membayar hutang sebesar Rp 5.000.000,00. Transaksi tersebut mengakibatkan pengurangan terhadap hutang dan pengurangan terhadap aktiva kas masing-masing sebesar Rp 5.000.000,00. Oleh karena itu dicatat debet akun hutang usaha atau hutang dagang dan kredit akun kas. 

Dalam buku besar tampak sebagai berikut :

Sifat akun-akun ekuitas sama dengan sifat akun-akun kewajiban. Penambahan tehadap ekuitas dicatat di sisi kredit dan pengurangan terhadap ekuitas dicatat di sisi debet. Misalnya transaksi penerimaan uang tunai dari Hendra sebagai setoran modal sebesar Rp 50.000.000,00. Transaksi tersebut. mengakibatkan penambahan atau timbulnya ekuitas dan penambahan terhadap kas, masing-masing sebesar Rp 50.000.000,00.

Oleh karena itu catatan dalam akun yang bersangkutan akan tampak sebagai berikut :

b. Sifat Akun Penghasilan dan Beban

Sifat akun-akun penghasilan dan beban berhubungan dengan pengaruhnya terhadap ekuitas. Akun mengakibatkan penambahan terhadap ekuitas. Oleh karena itu terjadinya penghasilan dicatat di sisi kredit akun penghasilan. Istilah akun penghasilan meliputi pendapatan (penjualan barang/jasa), pendapatan bunga, sewa, dividen dan keuntungan laba penjualan surat berharga atau aktiva tetap. Misalnya perusahaan jasa periklanan menyerahkan papan iklan (billboard) kepada pemesan dengan harga Rp 12.000.000,00 berikut pemasangan. Pembayaran diterima tunai. Transaksi tersebut mengakibatkan penambahan terhadap kas dan timbulnya penghasilan dalam bentuk pendapatan jasa.

Catatan dalam buku besar tampak sebagai berikut :

Pengaruh transaksi terjadinya beban mengakibatkan pengurangan terhadap ekuitas. Oleh karena itu terjadinya beban dicatat debet akunbeban. Misalnya transaksi pembayaran gaji karyawan sebesar Rp 18.600.000,00. Transaksi tersebut mengakibatkan timbulnya beban dalam bentuk beban gaji dan pengurangan terhadap kas masing-masing sebesar Rp 18.600.000,00.

Catatan transaksi tersebut dalam akun yang bersangkutan akan tampak sebagai berikut :

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perubahan-perubahan sebagai akibat pengaruh terjadinya transaksi, dicatat dalam akun-akun buku besar dengan ketentuan sifat akun sebagai berikut:

Nomor Kelompok Akun	Kelompok Akun	Perubahan		Saldo Normal
		Bertambah dicatat:	Berkurang dicatat:
1.	Aktiva	Di sisi Debet	Di sisi Kredit	Debet
2.	Kewajiban	Di sisi Kredit	Di sisi Debet	Kredit
3.	Modal (Ekuitas)	Di sisi Kredit	Di sisi Debet	Kredit
4.	Penghasilan	Di sisi Kredit	Di sisi Debet	Kredit
5.	Beban	Di sisi Debet	Di sisi Kredit	Debet